Konkurs ofert na obsługę gastronomiczną podczas imprez plenerowych : Zaniemyskie Bitwy Morskie 2023, Dożynki 2023

KONKURS OFERT

NA OBSŁUGĘ GASTRONOMICZNĄ

 

Gminny Ośrodek Kultury w Zaniemyślu,

Konkurs ofert na obsługę gastronomiczną

podczas imprez plenerowych : Zaniemyskie Bitwy Morskie 2023, Dożynki 2023

 

 

1. Miejsce:

Amfiteatr w Zaniemyślu, ul. Plażowa, 63-020 Zaniemyśl

 

2. Termin oraz przedmiot konkursu: 

1. 22 lipca 2023 – wyłączność na obsługę gastronomiczną z wyłącznością na sprzedaż piwa, podczas imprezy – Zaniemyskie Bitwy Morskie 2023
2. 27 sierpnia 2023 – wyłączność na obsługę gastronomiczną (bez wyłączności na sprzedaż piwa) podczas Dożynek 2023

Ramowy harmonogram w/w imprez stanowi załącznik nr. 1 do niniejszego ogłoszenia.

 

3. Oczekiwania wobec Wykonawcy: 

1.  Wykonawca zobowiązany jest do posiadania odpowiednich pozwoleń na prowadzenie przedmiotowej  działalności, w szczególności pozwolenia Sanepidu oraz pozwolenia na sprzedaż piwa w trakcie imprez wymienionych w pkt. 2. Dystrybucja piwa wyłącznie w kubkach plastikowych, niedopuszczalna sprzedaż piwa w butelkach i puszkach. 
2. Wykonawca zobowiązany jest do wykonania strefy gastronomicznej, zabezpieczenia swojego sprzętu podczas trwania imprezy oraz w nocy, a także dbania o porządek w bezpośrednim sąsiedztwie swoich stoisk. 
3. Wykonawca zobowiązuje się zabezpieczyć w terminach wskazanych w pkt 2.: 

- stoiska gastronomiczne o zróżnicowanym asortymencie m.in.: potrawy z grilla (kiełbaski, szaszłyki, steki itp.), mała gastronomia (hot-dogi, hamburgery, zapiekanki, lody, popcorn, wata cukrowa)

- napoje bezalkoholowe

- napoje alkoholowe do 3.5% (w ilości wystarczającej do obsługi uczestników imprezy w powyższym terminie).

- Wystarczającą ilość miejsc siedzących za stołami i część stołów z zadaszeniem (parasolami lub namiotem) – minimum na 250 osób

4. Wykonawca - gastronom będzie pobierał opłaty za świadczone usługi według ustalonych przez siebie cen. Organizator nie ręczy Wykonawcy za dochodowość obsługi gastronomicznej podczas imprezy.

 

4. Zakres obowiązków oferentów:

5. Wykonawca zobowiązany jest do przestrzegania postanowień Organizatora w zakresie Ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych w ramach organizowanej imprezy.
6. Po stronie Wykonawcy leży również obowiązek uzyskania zgody Stacji Epidemiologicznej na sprzedaż i działalność gastronomiczną, oraz wszystkich innych zaświadczeń i pozwoleń.
7. Wykonawca zobowiązany jest do rozstawienia stoisk zgodnie z wytycznymi Organizatora zawartymi w regulaminie organizacyjnym imprezy.
8. Wykonawca zobowiązuje się do obsługi punktów gastronomicznych podczas imprez wymienionych w pkt 2. w czasie ich trwania oraz do bieżącego utrzymania czystości w granicach swojego obszaru. 
9. Wykonawca zobowiązuje się do wydawania posiłków w naczyniach jednorazowych innych niż plastikowe.  
10. Wykonawca zobowiązany jest do posiadania sprawnych instalacji i urządzeń elektrycznych.

 

5. Organizator zapewnia

Organizator zapewnia przyłącze zasilające w energię elektryczną w postaci agregatu prądotwórczego o mocy oraz w godzinach ustalonych z Wykonawcą, natomiast oferent zabezpiecza we własnym zakresie okablowanie do miejsca z urządzeniami elektrycznymi / przewody odpowiadające wymogom BHP i warunkom techniczno-elektrycznym.

 

6. ZASTRZEŻENIA: 

1. Organizator nie zapewnia wyłączności na sprzedaż piwa w dniu 27 sierpnia 2023 z uwagi na obecność na terenie bezpośrednio przylegającym do terenu imprezy punktu handlowego, prowadzącego sprzedaż piwa. (oznaczony na mapce – załącznik nr. 2).
2. Organizator w dniu 27 sierpnia 2023 będzie organizował bezpłatny poczęstunek dla gości (w odgrodzonej strefie, w godz. 15.30 – 17.00).
3. Działalność będąca przedmiotem oferty odbywać się może jedynie w ściśle wyznaczonym przez Organizatora miejscu – wskazanym na mapce będące załącznikiem nr. 2, z zachowaniem drożności drogi dojazdowej i drogi życia wyznaczonej wzdłuż ul. Plażowej.  
4. Organizator nie będzie rościł praw finansowych względem innych podmiotów, dopuszczonych do obsługi imprezy przez Oferenta w zakresie wymienionym w pkt 3.
5. Usługi rozrywkowe typu wesołe miasteczko, dmuchańce, stoiska handlowe z balonami, zabawkami, wyrobami rękodzielniczymi nie związane z gastronomią, nie stanowią przedmiotu niniejszego konkursu ofert.
6. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania konkursu ofert bez podania przyczyny.
7. Organizator zastrzega sobie prawo do promocji i reklamy podmiotów, które nie są związane z gastronomią i handlem podczas imprezy.
8. Organizator zastrzega sobie prawo do umieszczenia stoisk lokalnych rękodzielników, stoisk promocyjnych sponsorów oraz innych organizacji non-profit w strefie, wchodzących w skład „Alejki NGO” (mapka – załącznik nr. 2).

 

7. Niezbędne elementy oferty:

Oferta musi zawierać:

1. Aktualny odpis z właściwego rejestru lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej w zakresie objętym ofertą (kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem),
2. Przedstawienie udokumentowanego doświadczenia (referencje) w przeprowadzaniu obsługi gastronomicznej imprez plenerowych (co najmniej 3 imprezy),
3. Oświadczenie oferenta, w którym zostanie zawarta wysokość proponowanej kwoty wpłaconej na rzecz Gminnego Ośrodka Kultury za podpisanie umowy na wyłączność obsługi gastronomicznej imprez wymienionych w punkcie 2.

 

8. Termin i miejsce składania ofert

1. Ofertę  należy składać w siedzibie GOK (ul. Sienkiewicza 3, 63-020 Zaniemyśl) w terminie do dnia 24 kwietnia 2023 roku, godz. 16.00  w zaklejonych kopertach z napisem „Oferta na wyłączność w zakresie obsługi gastronomicznej imprez GOK Zaniemyśl” lub mailowo na adres: dyrektorgok@zaniemysl.pl w tytule wiadomości „Oferta na wyłączność w zakresie obsługi gastronomicznej imprez GOK Zaniemyśl”
2. Wzór oferty stanowi załącznik nr 3

 

9. Sposób wyboru oferty

Wybór najkorzystniejszej oferty zostanie dokonany spośród ofert złożonych w postępowaniu i spełniających wymagania postawione w zaproszeniu.

Organizator przewiduje możliwość prowadzenia negocjacji z dwoma wybranymi oferentami, których oferty zostaną uznane za najkorzystniejsze.O wynikach oferenci zostaną powiadomieni pisemnie. Oferty składane w niniejszym postępowaniu nie podlegają zwrotowi.

 

10. Informacje dodatkowe

Informacje dodatkowe na temat przedmiotu zamówienia można uzyskać w siedzibie Gminnego Ośrodka Kultury w Zaniemyślu oraz pod numerem telefonu 606 408 704 - sprawę prowadzi Katarzyna Kicinska-Pajchrowska